Először is tisztázzuk a legfontosabbat: köteles vagyok-e befogadni az elektronikus számlát?
Amennyiben a teljesítéshez kapcsolódó szerződésben vagy a beszállító ÁSZF-jében nincs egyértelműen előzetesen jelezve az, hogy elektronikusan történik a számlázás, akkor nem vagy köteles befogadni.
Örüljek-e neki vagy sem (mármint a számla elektronikus jellegének)
Szerintünk egyértelműen igen. Valószínűleg ismerős Számodra a szituáció: a könyvelőd a havi zárás során jelzi, hogy az egyik papír alapú számla nem érkezett meg Hozzá. Ekkor elindul a „Vadászat a Vörös Októberre”. Aztán a számla vagy előkerül, vagy nem. A beszállító vagy hajlandó másolatot kiadni, vagy nem. Ha az elektronikus számla nem található meg, akkor a levelezésedben könnyűszerrel megtalálod az értesítőt és onnan azonnal újra letölthető az eredeti számla.
Mi a teendőm az elektronikus számlával?
Természetesen határidőre át kell utalnod😉. Illetve elektronikusan tárolnod szükséges azt. Ha az eFOKI-t használod, akkor ennek legegyszerűbb módja a következő:
- hozz létre egy irat kategóriát Szállító számlák néven,
- ez alatt hozz létre két irat alkategóriát: Papír alapú számlák ill. Elektronikus számlák,
- iktatás során ezeket az irat alkategóriákat használd és kínosan ügyelj arra, hogy minden esetben megtörténjen a számla csatolása is: elektronikus számla esetében az eredeti, befogadott PDF dokumentum, papír alapú számla esetében pedig annak szkennelt másolata.
Az iktatás során feltétlenül ellenőrizd, hogy a befogadásra kerülő elektronikus számla tartalmaz-e elektronikus aláírást és időbélyeget. Ezt legegyszerűbben úgy teheted meg, hogy PDF olvasóban megnyitod a számlát és ellenőrzöd, hogy az Aláíráspanel ill. annak tájékoztató üzenete megjelenik-e:
Természetesen ennél tudományosabban (bár időigényesebben) is elvégezheted az ellenőrzést a Kormányzati Elektronikus Aláírás-ellenőrző Szolgáltatás (KEAESZ) használatával. Itt megadhatod az ellenőrizni kívánt PDF dokumentumot és egy egészen részletes tájékoztatást kapsz az ellenőrzés eredményéről:
Természetesen az eFOKI is támogatja a csatolt PDF dokumentum aláírásának automatikus ellenőrzését:
Mit tegyek, ha a számomra kiállított elektronikus számlán a kiállító nem helyezett el elektronikus aláírást és időbélyeget?
Legegyszerűbb, ha ezt a számlát visszautasítod, nem fogadod be. Ellenkező esetben Neked kötelességed gondoskodni arról, hogy a számla tárolása (archiválása) során megtörténjen annak elektronikus aláírása és időbélyegzése.
Hogy segítséget tud-e nyújtani az eFOKI Neked ilyen esetekben? Természetesen igen. Csatold fel a dokumentumot az iktatáshoz (irathoz) és használd az eFOKI saját elektronikus aláírását a PDF dokumentum hitelesítésére.
Az elektronikus aláírás esetében az aláíró nevének a számla kiállítójának kell-e lennie?
Egyáltalán nem. A jelenleg elterjedt számlázó rendszerek esetében szinte minden esetben a számlázó rendszert fejlesztő, üzemeltető szervezet aláírásával történik a hitelesítés. Az eFOKI is így működik, de amennyiben rendelkezel saját szervezeti aláíró tanúsítvánnyal, akkor meg tudjuk oldani azt, hogy azzal történjen meg a céged által kiállított elektronikus számlák hitelesítése.
A könyvelőm egy "fafej": nem hajlandó tőlem elfogadni kinyomtatás nélkül az elektronikus számlákat
Az elektronikus számlákat természetesen nem tilos kinyomtatni. Ha ezzel a múlt században szocializálódott könyvelőd munkáját segíteni tudod, ám legyen így. De egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során az eredeti, elektronikus számla példányt szükséges bemutatnod. A kinyomtatott példány nem számít hiteles számviteli bizonylatnak.
Ezzel együtt azt jasoljuk, hogy állj a sarkadra és csak elektronikusan továbbítsd a könyvelőd felé a számlákat. És természetesen mindig adj mellé legalább egy Excel exportot az időszak számláiról, amellyel könnyíted az ellenőrzést. Az eFOKI-ból természetesen tetszőleges adattartalommal tudsz számla információkat kiexportálni.
Összegezve
Az elektronikus számla egy előremutató dolog: megkönnyíti mind a kiállító, mind a számla vevő esetében az adminisztrációt és olcsóbb is, mint a papír alapú számlázás.
Kulcsszavak: elektronikus számla, elektronikus aláírás, időbélyegzés, elektronikus aláírás ellenőrzése