Kötelező érkeztetni?

A válasz roppant egyszerű: amennyiben közfeladatot ellátó szervként kezeltek iratokat, abban az esetben érkeztetni muszáj. „Piaci” cégként nem vagytok kötelesek érkeztetni.

Tegyük rendbe kicsit a fogalmakat: pontosan mi az érkeztetés és mi a különbség az érkeztetés ill. az iktatás között?

Érkeztetés: a beérkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és nyilvántartásba vétele.
Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan előírt adatartalma:
• a küldő neve,
• a beérkezés időpontja,
• könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),
• elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosító szám,
• érkeztetési azonosító.
Iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az irat beérkezésével vagy az érkeztetéssel egy időben vagy az érkeztetést, keletkezést követően.

Konklúzió

Használj olyan iratkezelő szoftvert, amely:
• képes az iktatással egyidejűleg, egy műveletben elvégezni az érkeztetést is,
• képes egy postafiókot figyelve automatikusan érkeztetni és/vagy iktatni az arra beérkező elektronikus küldeményeket,
• képes a Cégkapu szolgáltatás gépi kapcsolattal történő igénybevételére. Magyarul: automatikusan képes a Cégkapura érkező küldemények letöltésére, érkeztetésére.