Fogalmak
Adatmódosítás: a partner törzsadataiban lévő adatok bármilyen céllal történő megváltoztatása. Ennek két típusát különböztetjük meg az eFOKI esetében: adathelyesbítés ill. adatváltozás.
Adathelyesbítés: a partner törzsadataiban történő módosítás, amely során egy korábbi, hibás rögzítésből származó adatot javítunk. Pl. korábban a partner „ACCORDCREDIT Kft.” néven került rögzítésre, amikor ezt észleljük, akkor javítjuk a helyes „ACCORD-CREDIT Kft.” névre.
Adatváltozás: a partner törzsadataiban történő módosítás, amely előtt észleljük, hogy a közhiteles nyilvántartásban az érintett partner adatai megváltoztak. A módosítás során a megváltozott adatokat az új adatokra módosítjuk. Pl. az „Ambíció Kft.” a neve a közhiteles cégnyilvántartásban „Ambíció 2021 Kft.” névre változik.
Jogelőd-jogutód: általánosságban vagy konkrét jogviszonyban az egyik szervezet (a jogelőd) helyébe másik szervezet (a jogutód) lép. (Jelen anyagban nem tárgyaljuk külön a társaságiforma-váltás, egyesülés, szétválás különböző eseteit, de határozott célunk az, hogy a jelen anyagban javasolt működés mindegyik szituációra korrekt kezelési lehetőséget biztosítson az eFOKI-ban).
Célok
Adatmódosításokkal kapcsolatos célok:
- a rendszer tegyen különbséget és kezelje különböző módon az adathelyesbítést ill. az adatváltozást.
Jogelőd-jogutód kezeléssel kapcsolatos célok:
- a rendszer biztosítsa azt, hogy felhasználói döntés alapján egyik partner esetében rögzíthető legyen egy vagy több másik partner jogelődként vagy jogutódként,
- a másik érintett partner esetében az ellenkező irányú kapcsolat automatikusan kerüljön rögzítésre (pl. amennyiben „X Kft.” esetében jogelődként rögzítem „Y Bt.”-t, akkor automatikusan jöjjön létre az a bejegyzés a rendszerben, hogy „Y Bt.” esetében „X Kft.” jogutód.
Tranzakció (pl. iktatás) lekérdezéssel, szűréssel kapcsolatos célok:
- legyen lehetséges az eFOKI-ban továbbra is lekérdezni azokat az iktatásokat, melyek esetében a „jump” kifejezés a Feladó/Címzett partner nevében szerepel. Tehát legyen lehetséges szótöredékre keresni. Ez különösen fontos pl. „Dr. Dézsi Tibor” esetében, akinek iktatásait a „Dézsi” kifejezést használva továbbra is meg kell tudnom találni,
- legyen lehetséges az „ItJump Kft.” kifejezést tudatosan kiválasztva azt kérnem a rendszertől, hogy kizárólag az „ItJump Kft.” iktatásait listázza. Ilyenkor az eFOKI legyen képes azokat az iktatásokat is egyidejűleg listázni, amelyek az „ItJump Kft.” névváltozását megelőzően, még a „Programozó Bt.” nevére történtek. Ilyenkor viszont a rendszer ne listázza a „ProBonumItJump Kft.” iktatásait, ugyanis a „ProBonumItJump Kft.”-nek semmi köze az „ItJump Kft.”-hez, csak a nevében pontosan megtalálható az „ItJump Kft.” neve.
Partner beazonosítással (partner kék mezős kereséssel) kapcsolatos célok:
- az eFOKI támogassa azt, hogy amikor egy partner nevét elkezdem a kék mezős gépelés során beírni, akkor vizuálisan vegyem észre, hogy az adott cég neve 2 évvel ezelőtt megváltozott. Lehetséges, hogy a névváltozás időpontjában a felhasználó még nem is volt az eFOKI rendszert használó szervezet alkalmazásában, de ilyenkor is értesüljön arról, mi történt 2 évvel korábban a cég kapcsán,
- az eFOKI támogassa azt, hogy amikor kék mezőben egy partnert keresek, akkor a partnert ne csak név alapján, hanem az alábbi további adatok alapján is be tudjam könnyen és gyorsan azonosítani:
- jogi személyek esetében: név, azonosító, adószám, cégjegyzékszám, székhely címe, jogi személy korábbi neve vagy nevei,
- természetes személyek esetében: viselt név, azonosító, lakcím, személyazonosító igazolvány száma, adószáma, adóazonosító jele, születési hely, születési idő, természetes személy korábbi viselt neve vagy viselt nevei,
- hivatalok esetében: név, azonosító, adószám, hivatal rövid neve (új adatmező lesz), hivatali kapu azonosító, székhely címe, hivatal korábbi neve vagy nevei.
3 Megvalósítás tervezett módja
Adatmódosításokkal kapcsolatos célok megvalósítása
Figyelt mezők az adatmódosítás során:
- Név,
- Teljes név,
- Adószám,
- EU adószám,
- Cégjegyzékszám,
- Azonosító,
- Adóazonosító jel,
- Anyja neve,
- Születési ideje,
- Születési helye,
- Székhely jellegű cím (székhely cím vagy lakcím).
Amennyiben a fenti mezők bármelyike megváltozik, akkor a mentést megelőzően a felhasználó előtt egy új képernyő jelenik meg, ahol nyilatkoznia szükséges a módosítás okáról: adathelyesbítés vagy adatváltozás. Fontos: a kérdés csak akkor jön fel, amennyiben bármelyik fenti adat közül legalább 1 adat úgy változik meg, hogy az már korábban is rendelkezett értékkel. A megjelenő képernyőn a következmények egyértelmű beazonosítása érdekében megjelennek:
- az eredeti ill. a megváltozott adatok is,
- a felhasználó egyértelmű és komoly figyelmeztetést kap, hogy a művelet során mi történik és hogy az nem visszavonható művelet
Mi történik adathelyesbítés során:
- • a partner adatai megváltoznak,
- • korábbi iktatások esetében is megváltozik a partner iktatásban rögzített adata (csak a név). (Technikailag az eFOKI a partner ID és partner név adatmezők együttes egyezőségét keresi az érintett iktatások beazonosítása során.)
Mi történik adatváltozás során:
- a partner adatai megváltoznak,
- „Partner történet” fülön az új bejegyzés létrejön,
- aktualizálásra kerül a speciális adatmező tartalma.
A rendszer jelenleg is mindent naplóz, de ezt macerás lekérdezni. Minden adatváltozás (manuálisan kezdeményezett vagy az elektronikus cégnyilvántartás javaslata alapján félautomatizáltan bekövetkezett) esetében a rendszer automatikusan létrehoz a partner részletes adatok képernyő „Partner történet” nevű új fülön egy új bejegyzést, benne az alábbi adatokkal:
- • adatváltozás módja: manuális/közhiteles nyilvántartásból,
- • partner változásban érintett, az aktuális adatváltozást megelőző adata (pl. Név: Programozó Bt.),
- • adatváltozás rögzítésének dátuma,
- • adatváltozást rögzítő felhasználó.
Létrejön a partner adatbázisban egy speciális adatmező, amely a felhasználó számára nem látható. Ezt a rendszer minden adatváltozás során automatikusan aktualizálja és a keresések során felhasználja. Ebben vannak benne azok a további információk, amelyeket fentebb a jogi személyek esetében, természetes személyek esetében és hivatalok esetében megjelenített adatmezőként bemutattam (pl. név, adószám, cégjegyzékszám, azonosító, korábbi név stb.).
A gyakorlatban amikor elkezdi a felhasználó egy partner kék mezőben a partner cégjegyzék számát vagy a természetes személy adóazonosító jelét begépelni, akkor erre is keres a partner. (Erre a speciális, összetett keresésre már jelenleg is található példa az eFOKI-ban, amikor egy fizetésképtelenségi eljárást szükséges kék mezőben beazonosítani).
Jogelőd-jogutód kezeléssel kapcsolatos célok megvalósítása
Új rovat jön létre a Partner részletes adatok képernyő Alapadatok fülön „Jogelődök, jogutódok” néven:
ide több tétel (több partner) is rögzíthető,
tétel adatmezők:
- Jelleg: Jogelőd/Jogutód,
- Partner (kék mezős),
- Megjegyzés,
- Rögzítő felhasználó (szürke mező, automatikusan kerül megadásra),
- Rögzítés dátuma (szürke mező, automatikusan kerül megadásra).
Mi történik, amennyiben Jogelőd/Jogutód rögzítése történik:
- aktualizálásra kerül a speciális adatmező tartalma,
A jogelődök és jogutódok esetében mit fog tudni az eFOKI:
- kék mezős keresés során az eFOKI jelzi azt, hogy az aktuális partner esetében jogutódlás történt.
A jogelődök és jogutódok esetében mit NEM fog tudni az eFOKI:
- nem fogja tudni automatikusan listázni az adott partner jogelődjeinek iktatásait a partner iktatásainak listázása során. Természetesen ezek az adatok a jogelődre keresve lekérdezhetőek.
Tranzakció (pl. iktatás) lekérdezéssel, szűréssel kapcsolatos célok megvalósítása
Az eFOKI-ban megszokott „kék mezős” partner keresés során az alábbi funkcionális módosítások történnek:
- Megmarad a lekérdező képernyő szűrő mezői között a partner kék mező. Ez kétféleképpen (két üzemmódban) lesz képes működni:
- névtöredékre listázás: amennyiben csak beírok egy kifejezést, akkor minden olyan iktatást listáz a rendszer, ahol az iktatáskor rögzített partner névben a szótöredék előfordul. A fenti példánál maradva: amennyiben beírom a „jump” kifejezést, akkor a rendszer kilistázza az „ItJump Kft.” nevére és a „ProBonumItJump Kft.” nevére történt iktatásokat, de nem listázza ki a „Programozó Bt.” nevére történt iktatásokat,
- egyedi partnerre (lényegében un. egyedi partner ID-ra, egyedi partner azonosítóra) történő listázás: amennyiben a kék mezőt használva kiválasztom a listában az „ItJump Kft.” nevét, akkor minden olyan iktatást listáz a rendszer, amely a kiválasztott partnerre vagy annak bármilyen korábbi nevére történt. A fenti példánál maradva: amennyiben kiválasztom az „ItJump Kft.” nevét a listából, akkor a rendszer kilistázza az „ItJump Kft.” nevére és a „Programozó Bt.” nevére történt iktatásokat,
Partner névjegy módosított kezelése
A lekérdező képernyőkön lévő névjegy szimbólum használata során is meg kell jeleníteni a partner adatváltozásokat.