A döntés

Ez az első, egyben a legfontosabb lépés. Eleged van abból, hogy a számlákat:

- kinyomtatjátok 2 (3-4) példányban,

- borítékba rakjátok, 

- feladjátok a postán,

- kezelitek a visszaérkező tértivevényeket.

Kell egy számlázó program, amely képes elektronikus számla kiállítására

Számos program közül választhatsz. Amennyiben valóban csak számlázni kívánsz, akkor ne a miénket válaszd. Olyan lenne, mintha ágyúval lőnél egy csapat szürke verébre. Használd a Számlázz.hu-t vagy a Billingó-t.

A mi rendszerünket, az eFOKI-t akkor javasoljuk, ha többre vágysz annál, hogy csak számlázz. Amennyiben hazaérkezés után a cipődet elvágólag rakod le a helyére és a cégedben, munkádban rendszerekben gondolkozol, válassz minket. (Ha pedig hazaérkezvén csak berúgod a cipődet a sarokba, akkor határozottan irigyellek...de tényleg.)

Jó, jó, de mi is az az elektronikus számla?

Az elektronikus számla olyan számla, amely elektronikus formában kerül kiállításra és befogadásra. Ennyi. Nem több és nem is kevesebb. Hiányérzeted van? Hol van ebben a definícióban az elektronikus aláírás és az időbélyegzés? Sehol. Nem feltétel. Amennyiben olyan számlát állítasz ki partnered részére, amely nincs elektronikusan aláírva és időbélyegezve, akkor a számlát befogadó partnerednek szükséges azt ellátni elektronikus aláírással és időbélyeggel. Szóval ezt ne tedd, nem leszel népszerű😉

Természetesen az elektronikus számla kiállítására alkalmas számlázó programod elektronikusan aláírja és időbélyegzi az elkészült számlákat.

Engedélyt kell kérnem az elektronikus számla kiállítására vevőimtől?

Akkor bocsáthatunk ki elektronikus számlát, ha a befogadó, azaz a partnerünk ehhez előzetesen hozzájárult. Hát igen, ez macerás. Azonnal írd át a szerződés sablonodat, a leendő partnereid esetében már úgy szerződj, hogy a szerződésben rögzítsd: elektronikus számlát fogsz kiállítani.

Meglévő partnereidet keresd meg közvetlenül: kérd a hozzájárulásukat. Fontos: ennek során kérd el azt az email címet is, amelyre az elektronikus számlát küldeni fogod.

Milyen kötelezettségeim vannak nekem az elektronikus számlák kiállítása során?

Számos kötelezettséged van a számla kiállítása kapcsán, függetlenül attól, hogy az adott számla elektronikus vagy sem: formai és tartalmi követelmények, adatszolgáltatási kötelezettség a NAV Online Számla rendszere felé, stb. Ezeket természetesen jó, ha tudod, de foglalkoznod nem kell velük: elég, ha ezt a számlázó programod tudja. És természetesen tudja.

Milyen kötelezettségei vannak a partnereimnek az elektronikus számlák befogadása során?

Az elektronikus számlákat elektronikus formában kell megőrizniük és rendszeres időközönként archiválniuk szükséges. Az archiválás során a számlákat időszakos (pl. havi) bontásban elkülönítetten szükséges tárolni.

Meddig kell megőrizni partnereimnek az elektronikus számlákat?

Pontosan addig, mint a papíralapú számlákat: a számviteli törvény értelmében 8 évig kell a számlákat megőrizni.

Hát, nem is tudom, kell nekem ez az egész macera?

Hogyne kellene. Ne felejtsd, honnan indultunk: nyomtatás, borítékolás, posta, sorbanállás, morcos postáskiasszony a 48 db boríték láttán, tértivevény kezelés.

Ehelyett az eFOKI-ban rögzíted a szerződéseidet, megadod, hogy a számla elektronikusan lesz kiállítva és kézbesítve az adott szerződés esetében és a számlázási időszakban csoportos művelettel pár kattintással előállítod a számlákat. Ennyi. Leírni szinte tovább tart, mint megcsinálni.

Sok sikert🚀

Kulcsszavak: elektronikus számla, elektronikus aláírás, időbélyegzés, elektronikus aláírás

Először is tisztázzuk a legfontosabbat: köteles vagyok-e befogadni az elektronikus számlát?

Amennyiben a teljesítéshez kapcsolódó szerződésben vagy a beszállító ÁSZF-jében nincs egyértelműen előzetesen jelezve az, hogy elektronikusan történik a számlázás, akkor nem vagy köteles befogadni.

Örüljek-e neki vagy sem (mármint a számla elektronikus jellegének)

Szerintünk egyértelműen igen. Valószínűleg ismerős Számodra a szituáció: a könyvelőd a havi zárás során jelzi, hogy az egyik papír alapú számla nem érkezett meg Hozzá. Ekkor elindul a „Vadászat a Vörös Októberre”. Aztán a számla vagy előkerül, vagy nem. A beszállító vagy hajlandó másolatot kiadni, vagy nem. Ha az elektronikus számla nem található meg, akkor a levelezésedben könnyűszerrel megtalálod az értesítőt és onnan azonnal újra letölthető az eredeti számla.

Mi a teendőm az elektronikus számlával?

Természetesen határidőre át kell utalnod😉. Illetve elektronikusan tárolnod szükséges azt. Ha az eFOKI-t használod, akkor ennek legegyszerűbb módja a következő:

• hozz létre egy irat kategóriát Szállító számlák néven,
• ez alatt hozz létre két irat alkategóriát: Papír alapú számlák ill. Elektronikus számlák,
• iktatás során ezeket az irat alkategóriákat használd és kínosan ügyelj arra, hogy minden esetben megtörténjen a számla csatolása is: elektronikus számla esetében az eredeti, befogadott PDF dokumentum, papír alapú számla esetében pedig annak szkennelt másolata.

Az iktatás során feltétlenül ellenőrizd, hogy a befogadásra kerülő elektronikus számla tartalmaz-e elektronikus aláírást és időbélyeget. Ezt legegyszerűbben úgy teheted meg, hogy PDF olvasóban megnyitod a számlát és ellenőrzöd, hogy az Aláíráspanel ill. annak tájékoztató üzenete megjelenik-e:

Természetesen ennél tudományosabban (bár időigényesebben) is elvégezheted az ellenőrzést a Kormányzati Elektronikus Aláírás-ellenőrző Szolgáltatás (KEAESZ) használatával. Itt megadhatod az ellenőrizni kívánt PDF dokumentumot és egy egészen részletes tájékoztatást kapsz az ellenőrzés eredményéről:

Természetesen az eFOKI is támogatja a csatolt PDF dokumentum aláírásának automatikus ellenőrzését:

Mit tegyek, ha a számomra kiállított elektronikus számlán a kiállító nem helyezett el elektronikus aláírást és időbélyeget?

Legegyszerűbb, ha ezt a számlát visszautasítod, nem fogadod be. Ellenkező esetben Neked kötelességed gondoskodni arról, hogy a számla tárolása (archiválása) során megtörténjen annak elektronikus aláírása és időbélyegzése.

Hogy segítséget tud-e nyújtani az eFOKI Neked ilyen esetekben? Természetesen igen. Csatold fel a dokumentumot az iktatáshoz (irathoz) és használd az eFOKI saját elektronikus aláírását a PDF dokumentum hitelesítésére.

Az elektronikus aláírás esetében az aláíró nevének a számla kiállítójának kell-e lennie?

Egyáltalán nem. A jelenleg elterjedt számlázó rendszerek esetében szinte minden esetben a számlázó rendszert fejlesztő, üzemeltető szervezet aláírásával történik a hitelesítés. Az eFOKI is így működik, de amennyiben rendelkezel saját szervezeti aláíró tanúsítvánnyal, akkor meg tudjuk oldani azt, hogy azzal történjen meg a céged által kiállított elektronikus számlák hitelesítése.

A könyvelőm egy "fafej": nem hajlandó tőlem elfogadni kinyomtatás nélkül az elektronikus számlákat

Az  elektronikus számlákat természetesen nem tilos kinyomtatni. Ha ezzel a múlt században szocializálódott könyvelőd munkáját segíteni tudod, ám legyen így. De egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során az eredeti, elektronikus számla példányt szükséges bemutatnod. A kinyomtatott példány nem számít hiteles számviteli bizonylatnak.

Ezzel együtt azt jasoljuk, hogy állj a sarkadra és csak elektronikusan továbbítsd a könyvelőd felé a számlákat. És természetesen mindig adj mellé legalább egy Excel exportot az időszak számláiról, amellyel könnyíted az ellenőrzést. Az eFOKI-ból természetesen tetszőleges adattartalommal tudsz számla információkat kiexportálni. 

Összegezve

Az elektronikus számla egy előremutató dolog: megkönnyíti mind a kiállító, mind a számla vevő esetében az adminisztrációt és olcsóbb is, mint a papír alapú számlázás.

 Kulcsszavak: elektronikus számla, elektronikus aláírás, időbélyegzés, elektronikus aláírás ellenőrzése