Amennyiben az eFOKI-ban rögzítésre kerültek a NAV online számla regisztrációs adatok (Törzsadatok - Pénzügyi törzsadatok - Számlázási beállítások), abban az esetben az eFOKI megkapja a NAV-tól a cégünk felé az elmúlt 35 napban kiállított számlák adatait.
A Pénzügy - Szállító számlák folyamat használata során első lépésként válasszuk ki azt a cégünket, amely esetében a számlákat rögzíteni kívánjuk (amennyiben egyetlen cégünk van, akkor ezt természetesen a rendszer automatikusan megteszi):
Ezt követően kétféle módon tudjuk automatikusan rögzíteni a szállító számlát:
- a Számla sorszáma mezőbe beírjuk a rögzíteni kívánt szállító számla sorszámát és kezeljük a mező jobb oldalán lévő "Villám" nyomógombot:
- vagy a rögzíteni kívánt számla sorszámának beírása helyett azonnal nyomjuk meg a Számla sorszáma mező jobb oldalán lévő "Nagyító" nyomógombot.
- ekkor a rendszer kilistázza a még nem rögzített, 35 napnál nem régebbi számláinkat. A rögzíteni kívánt számla esetében kezeljük a "Villám" szimbólumot:
- ekkor az eFOKI egy előnézeti képernyőben megmutatja a kiválasztott számla részletes adatait. Amennyiben úgy döntünk, hogy importálni kívánjuk a számlát, akkor használjuk a "Számla adatok importálása" nyomógombot:
NAV irányából szinte minden szükséges adat automatikusan megérkezik, 3 adat kivételével:
- Szállító számla kategória,
- Tétel költségnem,
- Tétel költséghely.
A rendszer öntanuló: amennyiben egy partner esetében a rögzítés során egyetlen alkalommal pontosan megadjuk a tétel adatok képernyőn a költséghelyet ill. a költségnemet, abban az esetben legközelebb a program a partner azonos termék megnevezésű számlája esetében automatikusan a legutoljára használt költségnemet és költséghelyet fogja használni.